Tips voor verbeteren functioneringsgesprek

Hoe ga je een moeilijk gesprek aan?
Je hebt binnenkort de afspraak met je leidinggevende voor jouw functioneringsgesprek. Wellicht krijg je dingen te horen die jij moeilijk vindt. Kortom een situatie waarin je een moeilijk gesprek aangaat. Hoe ga je daarmee om? Bereid je je voor of laat je alles liever op je af komen? Probeer je jouw standpunt duidelijk te maken of verlies je jezelf snel in een discussie? Op het werk wordt het functioneringsgesprek ook vaak als een moeilijk gesprek ervaren. Zie jij hier tegenop? Onderstaande loopbaantips kunnen jou wellicht helpen.

Voorbereiding op je functioneringsgesprek
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zelfs de meest zelfverzekerde persoon heeft hier baat bij. Door van te voren al stil te staan bij dat wat komen gaat, tref je als het ware mentale voorbereiding. Zo voorkom je het gevoel dat je met mond vol tanden tegenover jouw leidinggevende zit. Probeer zelf na te gaan hoe het afgelopen (half) jaar gegaan is. Waar ben je trots op? Wat voor handelingen zouden beter kunnen? Op deze manier anticipeer je bepaalde vragen en opmerkingen, waarop je dan eenvoudiger antwoord kan geven. Schrijf van te voren bepaalde gedachten of vragen op, zodat je deze erbij kunt pakken als je het even niet meer weet.
Goed luisteren, ontdek de antwoorden en verbeterpunten.

Uiteraard zal jouw leidinggevende diverse vragen stellen om jouw mening en ervaringen te horen. Probeer goed naar de vragen te luisteren. Wat wil hij of zij graag van je horen? Alleen door goed te luisteren kun je het gewenste antwoord geven. Vaak worden allerlei minder relevante zaken aangehaald doordat de vraag in eerste instantie niet goed begrepen wordt. Je hoeft tijdens het functioneringsgesprek niet de hele tijd aan het woord te zijn. Tussen de vraag- en antwoordmomenten door, zal jouw leidinggevende ook met advies komen. Let dan goed op, hier zitten vaak verbeterpunten in.

Rust bewaren tijdens het functioneringsgesprek
Rustig blijven is best moeilijk als je zenuwachtig bent. Toch is het voor een goed verloop van het functioneringsgesprek van belang dat je de rust probeert te bewaren. Dit voorkomt dat je onnodig begint te ratelen als een vraag wordt gesteld of dat je door de zenuwen de oorspronkelijke vraag eigenlijk helemaal niet meekrijgt en daardoor dichtklapt. Het is heel normaal om even over een antwoord na te denken of te vragen of jouw leidinggevende de vraag herhaalt of toelicht. Als je te maken hebt met een goede baas, dan zal er geen tijdslimiet aan het gesprek zitten en kun je dus zonder druk de tijd nemen.
 
Zorg dat je pen en papier bij je hebt of vraag erom als je het door de zenuwen vergeten bent. Het is namelijk onmogelijk om alles wat besproken wordt exact te onthouden. Het is belangrijk om tijdens het gesprek aantekeningen te maken. Het beoordelingsformulier bevat namelijk vaak slechts kernwoorden en cijfers. Om aan jouw verbeterpunten te kunnen werken, is het noodzakelijk om de precieze beschrijving te weten. Neem niet genoegen met een korte opmerking, maar vraag door en schrijf op.

Over de auteur:
Johan ter Borgh is de eigenaar van TerBorgh Coaching en begeleidt als loopbaancoach professionals van werk naar werk.